前言统驭科目作为SAP FICO财务模块中专有的一个概念很好地展示了SAP ERP系统在设计模式中的精妙性。在本文中笔者将详细地介绍统驭科目的设计初衷作用以及如何在系统中进行使用。统驭科目的设计初衷在传统ERP系统中如用友的U8系统和金蝶的K3系统会计科目表是按照4-6-8编码规则来进行编码的如下图所示PS4-6-8编码规则是指主科目为四位编码 二级科目为六位编码三级科目为八位编码。如果还有四级科目就是十位编码上述这种编码规则在往来方很少情况下财务核算是非常方便且直观的拿应收账款举例我们可以为所有客户往来方均设立一个二级科目进行核算如下表所示科目代码科目名称1122应收账款112201应收账款 - 测试客户一112202应收账款 - 测试客户二112203应收账款 - 测试客户三112204应收账款 - 测试客户四112205应收账款 - 测试客户五……但是大家是想一下SAP系统作为全球排名第一的企业管理系统服务世界上百分之八十的五百强客户使用SAP系统的客户的交易往来方至少是以万来计算这时候再按照传统的上述规则进行系统设计显然是一个巨大的灾难试想一下你作为一名实施了SAP系统的企业的旗下员工在进行做账时要从数以万计的应收账款二级科目中找到对应的科目显然是一个耗费巨大精力的过程。此外庞大的会计科目表也会十分臃肿在后期难以进行维护所以针对上面的一系列问题SAP系统创新性地提出了一个概念——统驭科目。统驭科目是要进行明细核算的总账科目例如应收账款科目需要核算到具体的客户。但是统驭科目不能直接记账对明细账户的更新会自动平行更新到统驭账户这样可以保持总账和明细账的一致。统驭科目是如何进行核算的相信大家看完了上面的讲解和图例应该对统驭科目有了一个基本的了解。在这里笔者再举一个通俗易懂的例子相信大家就能明白统驭科目的作用以及它是如何进行核算的了。在传统ERP系统中我们发生了一笔主营销售业务一般在做账时会进行如下的操作一输入客户编码二输入借方会计科目客户应收账款明细科目应收账款—xx客户三输入贷方会计科目一般是主营业务收入形成如下一张会计凭证借应收账款 — XX客户 贷主营业务收入但是在SAP系统中我们一般会将应收账款设为一个统驭科目然后将其分配给所有客户在做账时则会简化为以下两步一输入客户编码二输入贷方会计科目一般是主营业务收入形成如下一张会计凭证系统会自动根据后台配置带出客户编码所配置的统驭科目我们点击科目K0430108会进入到行项目明细可以看到客户K0430108所对应的统驭科目总结来说我们在创建客户和供应商主数据的时候事先在主数据里维护一个默认的会计科目这个科目被我们称为统驭科目。当我们用客户或者供应商代码记账的时候就会自动过账到这个会计科目上查账的时候也能根据客户或者供应商分类账或者会计科目查到过账信息。通过这种方式我们在进行记账的时候就可以直接通过客户或者供应商记账简单直观而不是通过复杂难懂的会计科目代码去进行记账。如何配置统驭科目?在上面的内容中我么了解了统驭科目的基本概念以及作用。接下来将进行实操环节在SAP系统中如何进行统驭科目的配置以及如何对统驭科目进行记账。一设置统驭科目的科目类型输入【T-CODEFSS0】进入【编辑 总账科目 公司代码数据】屏幕首先指定目标公司代码这里笔者选择的是2100确保我们对科目的设置是在正确的公司代码之下。然后找到要设置的科目设置其统驭科目的科目类型为D 客户这里笔者选择的是应收账款。PS: SAP系统中的会计科目表分为集团层和公司代码层任何科目的设置及修改都要指定其是在集团层还是公司代码层进行操作统驭科目的科目类型有四种分别如下 1A 资产 — — 用于固定资产科目设置 2D 客户 — — 用于客户的统驭科目设置 3K 供应商 — — 用于供应商的统驭科目设置 4V 应收合同项目 — — 很少使用对于应付账款科目执行上述相同操作不过需要将其统驭科目的科目类型设置为K 供应商二为客户主数据指定相应的统驭科目输入【T-CODEBP】进入【维护商业伙伴】屏幕选择我们对应的商业伙伴选择其角色为FLCU00 FI 客户单机公司代码按钮进入公司代码层的数据设置输入公司代码和对账科目如果要切换公司代码单机右侧的切换按钮此处的对账科目即我们前两步骤中所设置的统驭科目。PS对账科目只能选择正确设置的统驭科目输入错误设置的统驭科目或者非统驭科目系统会进行报错。输入非统驭科目会发生如下报错输入错误设置的统驭科目比如说该科目虽然设置成为统驭科目但是其统驭科目类型是K 供应商则不能用于客户角色的对账科目会发生如下报错当我们正确进行统驭科目设置后会如下图所示。表明在之后的记账过程中我们使用该客户代码在该公司代码下记账时将自动将其明细账归集到该对账科目中PS: BP中的客户主数据和供应商主数据的设置十分多如果出现输入后无法保存的情况请根据SAP红灯报警错误提示依次完成相应的主数据后台配置笔者在此处只针对客户/供应商统驭科目的设置进行讲解BP中其他的主数据设置笔者将在后续出专题进行讲解三为供应商主数据指定相应的统驭科目这里的操作同二中一样不过是将对账科目设置为应付账款不再做过多赘述。如何对统驭科目进行记账在上面的讲解中我们了解到统驭科目的余额是通过明细科目余额归集而来那么统驭科目能否直接进行记账呢答案肯定是否定的如果我们尝试在SAP系统中使用事务码【T-CODE: FB50】或者【T-CODE: F-02】直接对统驭科目进行记账则会产生报错如下图所示报错信息科目 xxx 公司代码 xxx不能直接记账所以说统驭科目只能通过明细科目来进行更新并不能直接进行记账在上面的操作中我们已经正确配置了客户主数据和供应商主数据中的统驭科目下面我们尝试进行两笔一般业务的记账。观察明细账户的更新是如何自动平行地更新到统驭账户的。业务场景如下2100公司向客户k0010101销售一批主要产品收入1000元增值税销项税率13%2100公司向供应商p0700490采购一批原材料价格2000元不考虑增值税一对客户进行记账输入【T-CODE: FB70】进入【输入客户发票】屏幕 选择公司代码2100。在客户基本数据中输入客户代码k0010101和发票日期当天金额1130勾选计算税额复选框选择税率为X2销项税率13%。在行项目中选择总账科目代码6001010000主营业务收入借贷方向为H 贷方金额1130税率为X2销项税率13%。完成后可以选择保存立即记账模拟模拟记账预制生成预制凭证。笔者这里检查无误后直接选择保存立即生成凭证弹出一条提示【凭证 xxx 已过帐到 xxx 公司代码下】如下图所示我们在菜单栏中通过【凭证】— — 【显示】路径进入到【显示凭证数据条目试图】屏幕便可以查看到刚刚那张记账凭证啦。二对供应商进行记账输入【T-CODE: FB60】进入【输入供应商发票】屏幕 选择公司代码2100。在供应商基本数据中输入供应商代码p0700490和发票日期当天金额2000。在行项目中选择总账科目代码1403000000原材料借贷方向为S 借方金额2000。完成后可以选择保存立即记账模拟模拟记账预制生成预制凭证。笔者这里检查无误后直接选择保存立即生成凭证弹出一条提示【凭证 xxx 已过帐到 xxx 公司代码下】如下图所示我们在菜单栏中通过【凭证】— — 【显示】路径进入到【显示凭证数据条目试图】屏幕便可以查看到刚刚那张记账凭证啦。查看统驭科目详细余额在上面的操作中我们完成了两笔业务的记账并且都是直接通过客户代码和供应商代码来操作的。下面我们来查询一下应收账款和应付账款这两个统驭科目的余额是否正确一查询应收账款余额输入【T-CODE: FAGLB03】进入【总账科目余额显示】屏幕。输入应收账款科目代码1122010000公司代码2100会计年度2024确认执行进入【余额显示总分类账科目】屏幕从上图可以看到应收账款的借方余额是2130鼠标单机便可以进去查看更加详细的行项目如下图所示。其中第二行金额为1130的便是我们刚刚记账的那笔业务了。PS: 可以看到下面的两笔业务的状态都是红灯报警这表明这两笔业务还未清账客户还未付款。二查询应付账款余额查询应付账款余额的操作同应收账款一样不过是将科目代码变化了一下在此不再进行赘述直接放出详细的金额行项目什么是特别总账在实际业务中统驭科目一般能够涵盖九成以上的一般业务但是任然无法避免还有一成的其他业务需要记账到客户或者供应商的其他科目中如客户的预收款应收票据 | 供应商的预付款应付票据等。SAP系统对此提供了两种解决方案特别总账标识备选统驭科目在这里我们先介绍特别总账。特别总账就是做账的时候结合特殊的记账码并选择一个特别总账标识这样账就会自动记到后台配置好的固定科目上。对于客户支持选择的特别总账的过账码是09和19对于供应商是29和39。PS: 过账码是SAP中专有的另一种借贷标识能够在表明借贷方向的基础上额外将当前记账业务进行细分特别总账标识在SAP后台定义中被区分成了三个不同的事务类型它们分别如下定金/定金请求汇票/汇票请求其它除此之外特别总账还区分了五种账户类型它们分别如下A 资产D 客户K 供应商M 物料S 总分类账科目不同的账户类型可以配置相同的SGL标识例如对于相同的SGL标识A对应客户账户类型D来说系统预设为RE保证金但是对于供应商账户类型K)来说系统预设为起息日银行转账。特别总账的后台配置一后台配置事务码介绍对于客户账户类型和供应商账户类型的特别总账SAP系统后台提供了七大事务码进行自定义配置。 七大事务码以及它们所对应的作用如下表格所示事务码【T-CODE】作用FBKP对于客户以及供应商账户类型的SGL标识事务类型为所有的配置OBXR对于客户账户类型的SGL标识事务类型为定金/定金请求的配置OBYN对于客户账户类型的SGL标识事务类型为汇票/汇票请求的配置OBXY对于客户账户类型的SGL标识事务类型为其它的配置OBYR对于供应商账户类型的SGL标识事务类型为定金/定金请求的配置OBYM对于供应商账户类型的SGL标识事务类型为汇票/汇票请求的配置OBXT对于供应商账户类型的SGL标识事务类型为其它的配置PS:【T-CODE: FBKP】事务码不能直接进入到配置屏幕界面它所进入到的初始屏幕是【维护 会计设置特别总账 - 特性】如下图所示上述初始屏幕包含了许多FI的后台配置内容需要点击特别总分类账按钮才可进入到特别总账标识配置界面如下图所示二创建一个新的自定义SGL标识后台配置的事务码类型繁多这里我们选择一个通用的事务码【T-CODE: FBKP】既可以创建客户账户类型的SGL标识也可以创建供应商账户类型的SGL标识。进入配置屏幕后在应用工具栏中有三个按钮选项可以进行查看、创建、删除操作如下图所示我们单机白色的创建按钮会弹出一个输入框如下图所示填写相应的字段创建一个账户类型为DSGL标识为1的用于应收票据业务的特别总账标识。单机绿色确认按钮后进入【维护 会计设置特别总账 - 特性】屏幕将我们的特殊总账事务类型勾选汇票/汇票请求补充过账码借贷方文本如下图所示。PS: 如果勾选注释项目那么该SGL标识在前台搜索帮助中将不会展现出来SAP系统对于客户以及供应商的SGL标识为P的特别总账标识默认自动勾选注释项目且不允许修改否则系统会报错如下图所示按上述过程填写完毕后接下来要配置特殊总账标识所带出的相应的特别总账科目了首先按下图所示操作进入【维护 会计设置特别总账 - 科目】屏幕在下图科目设置一栏中进行特别总账科目的配置其中统驭科目是我们之前在【T-CODE: BP】中为客户维护的统驭科目而特别总账科目是我们在输入对应过账码SGL标识后系统带出的我们想要的其他的统驭科目输入完毕后点击保存。PS: 也就是说特别总账科目首先它也必须是一个统驭科目这一点其实和我们在后面要将到的备选统驭科目是很类似的一个概念。不过特别总账科目需要我们通过SGL标识来进行选择而备选统驭科目则可以让我们直接在客户发票输入界面通过搜索帮助进行统驭科目的切换但二者在功能实现上来讲是相同的。如何对特别总账进行记账讲完了特别总账的后台配置接下来的内容则是关于特别总账的记账由于篇幅原因只演示对于客户发生的业务的记账。一F-22进行客户业务记账业务场景如下2100公司向客户k0010101销售一批主要产品收入1000元增值税销项税率13%客户提示用银行承兑汇票进行付款。会计分录如下 借应收票据 — 银行承兑汇票 1130 贷主营业务收入 1000 应交税费 — 应交增值税销项税额130输入【T-CODE: F-22】进入【输入客户发票】屏幕 选择公司代码2100。在客户基本数据中输入凭证日期货币本位币记账期间PS: FB70和F-22都可以用于客户业务的记账不过对于特殊总账业务一般选择F-22FB70只能选择事务类型为其他的SGL标识。输入完客户的基本信息后在最下方的凭证首项栏目中填写相应的信息。因为我们是借应收票据 — 银行承兑汇票所以过账码我们选择09客户类型的特备总账借方科目选择我们的客户代码K0010101SGL标识选择我们之前配置的1应收票据回车确认。PS: 当我们正确输入信息后可能会弹出系统报错信息不可能记账科目 xxx公司代码 xxx不是一个统驭科目。这里就要回想到我们上面所介绍的知识点了我们的特别总账科目必须是一个统驭科目才行这里是因为在科目表的公司代码层下对于2100公司代码的1121010000科目应收票据 — 银行承兑汇票没有设置其统驭科目类型为D 客户。当我们全部都正确设置完毕后重新进入事务码按照上述信息正确填写后回车确认便会成功进入到【输入 客户发票添加 客户项目】屏幕可以看到我们的总账科目已经被替换为了1121010000应收票据 — 银行承兑汇票而不是其默认的统驭科目1122010000应收账款。我们输入金额以及汇票到期日后保存确认进入下一行项目在下一行项目中输入金额1130税码X2 13% 销项税勾选计算税额复选框菜单栏中通过凭证 — — 模拟路径导航到凭证模拟界面如下图所示确认无误后单机保存按钮凭证记账成功。二查询应收票据余额输入【T-CODE: FAGLB03】进入【总账科目余额显示】屏幕。输入应收账款科目代码1121010000公司代码2100会计年度2024确认执行进入【余额显示总分类账科目】屏幕从上图可以看到应收账款的借方余额是1130鼠标单机便可以进去查看更加详细的行项目如下图所示。PS: 可以看到下面的一笔业务的状态都是红灯报警这表明这一笔业务还未清账客户还未付款。什么是备选统驭科目在SAP系统中除了将特定科目设置为客户或供应商主数据中的统驭科目外还有一种记账方法是通过选择备选统驭科目来直接进行会计分录。这种方法与通过特别总账标识Special General Ledger, SGL来确定会计科目的方式有所不同。在上面的介绍中我们了解了特别总账标识是如何工作的这一小节将要介绍另一种方法备选统驭科目。特殊总账与备选统驭科目的主要区别在于当进行财务记账操作时如果选择过账码为09客户账户类型特别总账借方然后输入相应的特别总账标识系统将会根据这个特别总账标识自动确定并使用相应的会计科目进行记账。另一方面如果选择过账码为01在总账科目字段中虽然系统默认显示的是标准的统驭科目但用户此时拥有选择权可以手动选择一个不同的备选统驭科目来进行记账如下图所示而不是使用客户或供应商主数据中预设的统驭科目。PS: 简而言之备选统驭科目提供了一种灵活性允许财务人员在进行会计分录时根据具体的业务需求选择适当的会计科目而不是受限于主数据中预设的统驭科目。备选统驭科目的后台配置由于篇幅原因只演示对于客户相关的备选统驭科目的配置对于供应商相关的备选统驭科目配置操作与客户基本相同在此不再做过多赘述。一后台配置事务码介绍对于备选统驭科目的后台配置事务码需要用到如下几个事务码名称和作用在下方使用表格展示出来事务码【T-CODE】作用S_ALR_87002480备选统驭科目配置OBD4会计科目字段状态组设置FSS0/FSP0/FS00会计科目设置二会计科目配置首先我们需要输入【T-CODE: FSS0】进入【显示 总账科目 公司代码数据】屏幕该屏幕用于会计科目在公司代码层下的维护。找到我们之前为客户设置的标准统驭科目1122010000应收账款转到创建/银行/利息页签确保勾选了统驭科目是否准备就绪可以输入复选框。完成上述操作后找到我们要设置的备选统驭科目这里还是以1121010000应收票据 — 银行承兑汇票为例重复上述操作。PS: 如果发现没有统驭科目是否准备就绪可以输入复选框其原因是因为在该科目所设置的科目组中将该字段进行了隐藏需要将该字段设为可选或者必输操作如下输入事务码【T-CODE: OBD4】进入【更改试图总账科目组概览】屏幕找到应收账款和应收票据所设置的科目组。这里我的两个科目都属于资产类在后台配置了名为ANL的科目组用于资产类科目字段显隐的控制。PS: 如何查看我们当前科目所设置的是哪一个科目组呢科目组作为控制会计科目在集团层字段显隐的角色需要输入事务码【T-CODE: FSP0】或者【T-CODE: FS00】找到对应会计科目的类型/描述页签便可以查看到如下图所示转回正题我们点击ANL科目组进入到【维护字段状态组概况】屏幕在选择组栏目下选择屏幕输入进入到【维护字段状态组凭证输入】屏幕三备选统驭科目配置输入事务码【T-CDOE: S_ALR_87002480】选择自己的科目表进入到【更改试图允许替换的调整账户概览】屏幕在下方完成配置新增一条行项目总帐目为1122010000应收账款可替换G/L为1121010000应收票据 — 银行承兑汇票PS: 总帐目是我们在客户主数据中设置的统驭科目可替换G/L为备选统驭科目。可以同时为一个统驭科目配置多个备选统驭科目如下图所示。如何对备选统驭科目进行记账?讲完了备选统驭科目的后台配置接下来的内容则是关于它如何进行记账由于篇幅原因只演示对于客户发生的业务的记账。一F-22进行客户业务记账为了方便演示业务场景选用和特别总账一样但是这里不考虑增值税率由此来对两笔业务做区分2100公司向客户k0010101销售一批主要产品收入1000元增值税销项税率13%客户提示用银行承兑汇票进行付款。会计分录如下 借应收票据 — 银行承兑汇票 1000 贷主营业务收入 1000输入【T-CODE: F-22】进入【输入客户发票】屏幕 选择公司代码2100。在客户基本数据中输入凭证日期货币本位币记账期间输入完客户的基本信息后在最下方的凭证首项栏目中填写相应的信息。因为我们是借应收票据 — 银行承兑汇票且不使用特别总账标识所以过账码我们选择01即可科目选择我们的客户代码K0010101SGL标识无需填写回车确认。可以看到在总账目字段中颜色有灰色不可编辑状态变成了白色可编辑状态并且搜索帮助带出了我们刚刚在【T-CODE: S_ALR_87002480】中配置的所有统驭科目这里我们切换为1121010000应收票据 — 银行承兑汇票科目。PS: 由于我们在【T-CODE: FSS0】中对于其他应收款和预收账款等科目没有勾选统驭科目是否准备就绪可以输入复选框因此当我们选择上述科目并且尝试回车进入下一行项目编辑时系统会报错如下图所示下一行项目主营业务收入参照特别总账做账方式一样操作不过在这里我们忽略税金系统会弹出黄色警告提示但是可以回车确认跳过警告。PS: SAP系统中的红色警告为强制报警必须修改错误项后才可以进行下一步或者保存黄色警告为可忽略警告可以跳过。模拟凭证如下图所示确认凭证无误后点击保存按钮凭证被过账到2100公司代码下。二查询应收票据余额输入【T-CODE: FAGLB03】进入【总账科目余额显示】屏幕。输入应收账款科目代码1121010000公司代码2100会计年度2024确认执行进入【余额显示总分类账科目】屏幕从上图可以看到应收账款的借方余额是2130鼠标单机便可以进去查看更加详细的行项目如下图所示。其中第二笔的1000元的业务便是我们使用备选统驭科目完成的记账。